Find det rette telefonsystem til din virksomhed

Telefonsystemer til erhverv er en essentiel del af enhver succesfuld virksomhed. Generelt er tendensen, at telefonsystemer øger produktiviteten og effektiviteten i virksomheden ved at muliggøre effektive kommunikationskanaler mellem medarbejderne, kunder og leverandører. I denne artikel vil vi gennemgå vigtigheden af at have en velfungerende telefonsystem-løsning og undersøge de forskellige typer af telefonsystemer, som virksomheder kan vælge imellem.

Hurtig og effektiv kommunikation 

Først og fremmest, er det vigtigt at have telefonsystemer i virksomheden for at kommunikere hurtigt og effektivt mellem medarbejdere, kunder og leverandører. Uden et telefonsystem kan det tage længere tid at kommunikere og forsinke virksomhedens arbejde. Derudover kan et telefonsystem give virksomheden bedre kontrol over de opkald du modtager og i nogle tilfælde også reducere omkostningerne til kommunikation.

To typer af telefonsystemer:

Der er to forskellige typer af telefonsystemer – traditionelle PBX’ere og cloud-baserede telefonsystemer. PBX-systemer står for Private Branch Exchange og er den mest traditionelle type af telefonsystem. PBX-systemet fungerer ved, at en telefonledning pr. medarbejder tilsluttes til en PBX-hovedenhed, som er placeret lokalt i virksomheden. Denne hovedenhed tager hånd om interne opkald og sender det videre til de relevante medarbejdere. Fordelen ved en PBX-løsning er, at den er meget stabil og giver fuld kontrol over telefonsystemet. En PBX-løsning kan også give funktioner som voicemail, opkalds dirigering og telefonkonferencer. Ulempen ved en PBX-løsning er, at den kan være dyr at implementere og vedligeholde.

Cloud-baserede telefonsystemer, også kendt som Hosted PBX, fungerer ved, at telefoner er tilsluttet en server, som er placeret i clouden. På denne måde kan medarbejdere foretage opkald fra både deres kontor-telefon og deres computer og smartphone. En cloud-baseret løsning kræver ikke en fysisk hovedenhed, som PBX-løsninger gør, og kan derfor være mere omkostningseffektivt. En anden fordel er, at en cloud-baseret løsning også giver mulighed for mere fleksibilitet i forhold til at ændre antallet af brugere og for funktioner som opkaldsoptagelser, som kan være en stor fordel for virksomheder, der har behov for at overvåge kundeinteraktioner. Ulempen ved en cloud-baseret løsning er, at den er afhængig af stabilt internet, og udfald på internettet kan påvirke forbindelsen til systemet.

Det er også vigtigt at tage højde for funktioner som omstillingsbord og telefonsvarer, når man vælger en telefonsystemer. En omstillingsbord-funktion inkluderet i en PBX-løsning, kan sørge for en gnidningsfri videreformidling af opkald og give mulighed for hurtigt at ringe op igen til den rette person. Telefonsvarerfunktionen sørger for, at de fangne beskeder kan være tilgængelige, og at opkaldet kan blive ringet op igen, hvis det er nødvendigt.

Alt i alt kan en velfungerende telefonsystem-løsning øge produktiviteten og effektiviteten i enhver virksomhed og give bedre kontrol over virksomhedens kommunikation og omkostninger til kommunikation. Det er vigtigt at vælge den rigtige type af telefonsystem, der passer til virksomhedens specifikke og særlige behov.